Notionは「作る」より「減らす」が９割

2026年1月13日2026年2月15日

Notionは「作る」より「減らす」が9割。

2026年1月13日 18:09

「Excel管理はもう限界。Notionで情報を一元化しましょう！」

30人規模の組織でそう意気揚々と提案し、気合を入れて作り込んだワークスペース。しかし、数ヶ月後には「使いにくい」「結局どこにあるかわからない」と不満が噴出し、結局Excelに戻ってしまう……。

そんな悲劇を避けるために、コンサルタントが知っておくべき「Notion導入のつまずきポイント」と「処方箋」をまとめました。

結論から言えば、成功の鍵は「どれだけ多機能に作るか」ではなく「どれだけ入力を減らすか」にあります。

Excelの癖で、部署ごとに「営業部管理表」「開発部タスク」とファイルを分ける感覚でDB（データベース）を作ってしまうのが最大のつまずきです。

なぜダメか： 全社横断の進捗が見えず、情報の二重管理が発生します。
対処法： 「マスターDB原則」を徹底してください。
- タスクDBは全社で1つ。
- 議事録DBも全社で1つ。
- それを「部署別」「プロジェクト別」にフィルター（絞り込み）機能で出し分けるだけ。これが情報の断片化を防ぐ唯一の方法です。

「後で分析に使うから」と、入力項目（プロパティ）を10個も20個も用意していませんか？

なぜダメか： 現場は「入力が面倒」と感じた瞬間にNotionを開かなくなります。
対処法： 「入力項目は3つまで」の精神で。
- 本当に人間が入力すべき項目以外は、リレーションや関数（Formula）、ボタン機能を使って自動化します。
- 「現場の負担を減らすこと」を最優先に設計してください。

「みんなで作り上げる文化を」と、全員にフルアクセス権限を与えてしまうパターンです。

なぜダメか： 30人もいると、善意で構造を変えてしまう人が現れます。結果、DBのリンクが切れ、構造が崩壊します。
対処法：「ガードレール」を引く。
- ワークスペース全体の構造をいじれるのは、コンサルと社内の推進リーダーのみ。
- 一般メンバーは「コンテンツ編集」権限に留め、決められたフォーマットの中で動いてもらうのが、組織として最も安全です。

Notionを作っただけで、コミュニケーションがSlackやメールに散らばったままの状態です。

なぜダメか： 「情報の正解」がどこにあるか分からず、検索する手間が増えます。
対処法：「全ての会話の着地点」をNotionにする。
- 「さっきの件、Notionに上げといて」と言い続ける。
- Slackの通知をNotionに集約する、あるいはNotionのURLをSlackに貼る習慣を徹底させます。